Wissen

Für Unternehmen und Selbstständige gelten seit 2025 im Wesentlichen drei Fristen. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse heben Sie zehn Jahre auf. Buchungsbelege, also Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge, acht Jahre. Empfangene und versendete Geschäftsbriefe sechs Jahre.

Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 dürfen Sie also frühestens Anfang 2035 vernichten. Digital aufbewahren ist erlaubt, wenn die Dateien unverändert und jederzeit lesbar bleiben. Bei elektronischen Rechnungen gilt die elektronische Fassung als Original.

Privatpersonen müssen ihre Belege meist nicht aufbewahren. Heben Sie sie trotzdem auf, bis der Steuerbescheid geprüft ist. Rechnungen von Handwerkern für Arbeiten am Haus oder an der Wohnung müssen Sie zwei Jahre aufbewahren.

Wer wenig Umsatz macht, kann auf die Umsatzsteuer verzichten. Seit 2025 gilt: Der Umsatz darf im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Wird die 100.000-Euro-Grenze im Laufe des Jahres überschritten, gilt die Umsatzsteuer schon ab diesem Umsatz.

Der Vorteil: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und sparen sich die Voranmeldungen. Für Kundinnen und Kunden, die privat einkaufen, wirken Ihre Preise günstiger. Der Nachteil: Sie können sich die Umsatzsteuer aus Ihren eigenen Einkäufen nicht vom Finanzamt erstatten lassen. Bei großen Anschaffungen am Anfang kann das teuer sein.

Wer freiwillig auf die Regelung verzichtet, ist daran mindestens fünf Jahre gebunden. Rechnen Sie deshalb vorher beide Wege durch. Wenn Sie vor allem an Unternehmen verkaufen, lohnt sich die Regelung oft nicht.

Einnahmen aus Vermietung tragen Sie in die Anlage V ein: die Kaltmiete und die Umlagen, die Ihre Mieterinnen und Mieter vorauszahlen. Dem stehen die Werbungskosten gegenüber, und die sind oft größer als gedacht.

Dazu gehören die Zinsen für den Kredit, nicht die Tilgung. Die Abschreibung auf das Gebäude, meist zwei Prozent im Jahr, für neu gebaute Wohnungen ab 2023 drei Prozent. Der Grund und Boden wird nicht abgeschrieben. Außerdem Grundsteuer, Versicherungen, Verwaltungskosten, Fahrten zur Wohnung und Reparaturen.

Vorsicht in den ersten drei Jahren nach dem Kauf: Wer in dieser Zeit mehr als 15 Prozent des Gebäudewerts (ohne Umsatzsteuer) renoviert, kann diese Kosten nicht sofort absetzen, sondern muss sie über die Jahre abschreiben. Planen Sie größere Renovierungen deshalb mit uns.

Vor allem Zeit, und die lohnt sich. Innerhalb eines Monats nach dem Start melden Sie Ihre Tätigkeit beim Finanzamt an, mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er wird elektronisch übermittelt. Darin schätzen Sie Umsatz und Gewinn für das erste und zweite Jahr. Aus diesen Zahlen setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest.

Schätzen Sie realistisch. Zu niedrige Angaben führen später zu Nachzahlungen, oft für zwei Jahre auf einmal. Legen Sie von Anfang an einen festen Anteil jeder Einnahme für Steuern zurück.

Wer ein Gewerbe betreibt, meldet es zusätzlich beim Gewerbeamt an. Freie Berufe brauchen das nicht. Richten Sie gleich ein eigenes Konto für das Geschäft ein und sammeln Sie Belege digital. Das spart im ersten Jahresabschluss die meiste Arbeit.